Tietosuojaseloste
Puheenverson (Kommunikaatioklinikka Oy:n) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 31.10.2023. Tarkastettu ja päivitetty 17.4.2025.
1. Rekisterinpitäjä
Puheenverso
Kommunikaatioklinikka Oy
Y-tunnus 1072409-6
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Henna Hautala
henna.hautala@puheterapeutit.fi
040 040 9686
Mikkolantie 1-3
33470 Ylöjärvi
3. Rekisterin nimi
Kommunikaatioklinikka Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Henkilön suostumus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, kuntoutuksen suunnittelu ja toteutus, laskutus sekä palvelujen tarjoaminen, toimittaminen ja kehittäminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla:
-Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero
-Alaikäisen asiakkaan huoltajan tai edunvalvojan nimi sekä puhelinnumero
-Verkkoyhteyden IP-osoite
-Maksusitoumus
-Terapiasopimus ja terapiasuunnitelma
-Lähettävän tahon asiakaskirjat (kuntoutussuunnitelma tai puheterapeutin kirjallinen yhteenveto. Mahdollisesti muiden terapeuttien yhteenvedot, mikäli ne ovat puheterapiakuntoutuksen kannalta oleellisia)
-Testilomakkeet, videot ja kuvat
-Terapiakäyntien ajankohdat ja kirjaukset
Rekisterin tiedot ovat salassapidettäviä. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy lain mukaisesti. Henkilötiedot säilytetään osana asiakasrekisteriä (asetus potilasasiakirjoista 298/2009).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään asiakkaalta ja/tai huoltajalta esimerkiksi www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi terapeutti saa tietoja asiakkaasta lähettävältä ja maksavalta taholta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tiedot ovat salaisia ja niitä luovutetaan vain asiakkaalle itselleen. Lisäksi tietoja luovutetaan terapian maksavalle taholle sekä lähettävälle taholle. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietokoneelle pääsy on salasanalla suojattu ja potilastietojärjestelmässä on käytössä 2-vaiheinen tunnistus. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa paloturvallisessa lukittavassa arkistointikaapissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.
Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot säilytetään rekisterissä lain mukaan.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä asiakkaan tulee ottaa yhteyttä reksiterinpitäjään.